L’assistant de gestion exerce sa mission auprès du chef d’entreprise d’une petite ou moyenne entreprise ou d’un cadre dirigeant. Il en est le collaborateur direct.
Cette mission se caractérise par une forte polyvalence à dominante administrative. Elle se décline en diverses activités qui sont explicitement attribuées par le chef d’entreprise.

 

La polyvalence globale

La polyvalence de l’assistant de gestion lui permet, dans la limite des responsabilités fixées par le chef d’entreprise, dans le respect des règles de confidentialité et le contexte culturel caractéristique de la PME, de :
participer à la gestion opérationnelle de l’entreprise dans ses dimensions administrative, comptable, commerciale, humaine,… ;
contribuer à l’amélioration de son efficacité par l’optimisation de son organisation ;
contribuer à sa pérennité par l’anticipation des besoins, l’accompagnement du développement et la participation au contrôle de l’activité par la mise en place d’indicateurs qu’il soumet au chef d’entreprise.

De manière générale, dans l’accomplissement de sa mission et dans les domaines de compétences qui sont les siens, l’assistant est amené à attirer l’attention du chef d’entreprise sur les problèmes et/ou opportunités repérées, et ainsi à lui formuler des propositions d’actions.

La place dans l’organisation de l’assistant de gestion lui impose d’avoir une perception globale de l’activité de la PME, d’inscrire son action dans le respect de sa culture et de ses objectifs stratégiques. Il contribue à la valorisation de l’image de l’entreprise.

 

Les activités constitutives de sa mission

La mission de l’assistant de gestion comporte deux types d’activités :

Les activités de soutien au chef d’entreprise

Ces activités de soutien correspondent à la fonction d’assistant proprement dite. Elles consistent à préparer les éléments de la décision du chef d’entreprise et à l’aider dans l’action. L’assistant lui apporte les informations nécessaires à la conduite de l’exploitation, au développement de l’entreprise ou à la mise en place de projets.
Ces activités de soutien concernent en premier lieu l’ensemble des tâches d’aide à la gestion du temps du chef d’entreprise et à l’organisation et la planification d’activités (réunions, déplacements, événements…).
L’assistant intervient également pour collaborer avec le chef d’entreprise dans la gestion des ressources humaines, matérielles et financières et dans des activités qui assurent la pérennisation et le développement de l’entreprise. Il participe à ses activités en exerçant tout particulièrement des fonctions de veille, de suivi et d’alerte.

 

Les activités de support au fonctionnement de l’entreprise

L’exercice de ces activités a des implications, soit qui concernent spécifiquement certaines fonctions de l’entreprise (fonction commerciale par exemple), soit qui se diffusent sur l’ensemble des fonctions de l’entreprise (activités de communication par exemple). La fonction d’assistance n’est plus l’aide à une personne mais la prise en charge, totale ou partielle, d’activités au sein de processus.

 

Ainsi, l’assistant de gestion peut intervenir :

– en prenant en charge la quasi intégralité d’un processus administratif : c’est le cas par exemple du processus de gestion administrative de la relation avec la clientèle ou les fournisseurs, ou encore du traitement des dossiers du personnel ;

– en participant à et en s’intégrant à un processus par la prise en charge de certaines de ses activités : le positionnement de l’assistant au sein des processus est alors très variable. Il se situe très fréquemment en fin de phase par des activités de suivi et de contrôle (suivi des de la gestion des risques, veille informationnelle…) mais il peut également intervenir sur des aspects organisationnels (en participant par exemple à la mise en place d’une gestion documentaire, de procédures de travail collaboratif ou de modélisation de documents) ;

– en facilitant la mise en relation des différentes parties prenantes, internes ou externes, au sein d’un processus par sa contribution à la mise en œuvre d’une politique de communication efficace.

Pour l’ensemble de ces activités, l’assistant dispose d’une autonomie et d’un champ de délégation plus ou moins étendus selon l’entreprise (taille, métier, culture…), selon le dirigeant (style de management, aptitude à déléguer) et selon sa propre expérience professionnelle. Son niveau de responsabilité peut donc s’enrichir au fil de son parcours professionnel.

 

Les activités exercées par l’assistant de gestion de PME sont regroupées selon les grands domaines suivants :
– la gestion de la relation avec la clientèle ;
– la gestion de la relation avec les fournisseurs ;
– la gestion et le développement des ressources humaines ;
– l’organisation et la planification des activités ;
– la gestion des ressources ;
– la pérennisation de l’entreprise ;
– la gestion des risques ;
– la communication globale.

 

Conditions générales d’exercice

 

Autonomie et responsabilité

L’assistant de gestion rend compte régulièrement au chef d’entreprise, il travaille de manière autonome et fait preuve d’initiative.
Il organise son travail, contribue à l’organisation de celui du dirigeant et collabore avec d’autres salariés de l’entreprise.

Aptitudes et comportements mis en œuvre dans l’exercice de la fonction d’assistant de gestion

Un esprit d’analyse et de synthèse, une capacité d’anticipation sont nécessaires à l’exercice de l’ensemble des fonctions d’assistant.

Il est organisé et rigoureux, sait s’adapter aux changements de l’environnement et est capable de réagir pour accompagner les réorganisations incontournables.

Compte tenu de sa position d’interface interne et externe, l’assistant de gestion doit développer une forte dimension relationnelle. Pour répondre aux nombreuses sollicitations des acteurs internes et externes à l’entreprise, l’assistant de gestion fait preuve d’une grande disponibilité et est attentif aux besoins.

Il est capable de modifier son rythme de travail en fonction des aléas quotidiens et de faire face aux imprévus. Pour réduire les tensions, il est attentif au climat relationnel et à la prévention des conflits.

En relation avec les partenaires internes et externes de l’entreprise, l’assistant de gestion peut avoir un rôle de représentation du dirigeant et doit donc répondre à une forte exigence en termes de comportement (amabilité, conscience professionnelle, diplomatie, discrétion, présentation adaptée).

A ces aptitudes, s’ajoutent une bonne culture générale et une bonne maîtrise écrite et orale de la langue nationale.

Maîtrise d’une langue étrangère

Les PME-PMI cherchent de plus en plus à se développer par la conquête de nouveaux marchés à l’international. Elles sont également susceptibles de s’approvisionner sur ces marchés. L’assistant de gestion doit donc être en mesure d’assurer une communication écrite et orale de qualité avec des partenaires étrangers.

Utilisation des technologies

L’assistant de gestion mobilise en permanence les outils qui relèvent des technologies de l’information et de la communication. Il maîtrise les technologies de production et de gestion des documents, ainsi que de recherche d’information. Il est aussi appelé à mettre ses compétences au service de ses collègues de travail.

 

Débouchés et carrière

Grâce à sa polyvalence, le titulaire de ce diplôme dispose des moyens pour évoluer dans un large spectre de métiers et de responsabilités.

Le poste de l’assistant de gestion pourra évoluer :
– avec la croissance de la PME, ce qui permet à l’assistant de céder certaines tâches à d’autres salariés et de se consacrer à des activités exigeant plus d’autonomie et de responsabilité,
– vers un nombre croissant d’activités déléguées en fonction de l’expérience, des compétences et des qualités personnelles de l’assistant.

L’assistant peut s’orienter à terme vers la reprise d’une PME.

 

Programme de formation

– Culture Générale et Expression

– Economie et Droit

– Management des Entreprises

– Gestion de la relation avec la clientèle

– Gestion de la relation avec les fournisseurs

– Gestion et développement des ressources humaines

– Organisation et planification des activités

– Gestion des ressources

– Pérennisation de l’entreprise

– Gestion des risques

– Communication globale

– Communication en langue vivante étrangère