Omnis Ecole supérieure de commerce et de management BTS BAC+2 BACHELOR MASTER à Strasbourg

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L’étudiant se spécialisant en Management des unités commerciales a pour perspective de prendre la responsabilité de tout ou partie d’une unité commerciale.

Une unité commerciale est un lieu (physique ou virtuel) nécessitant un déplacement du client pour qu’il soit mis au contact d’une offre de produits ou de services (exemples d’appellation : magasin, supermarché, hypermarché, agence commerciale, site marchand…).

Dans le cadre de cette unité commerciale, le professionnel Management des unités commerciales remplit les missions suivantes :
– management de l’unité commerciale
– gestion de la relation avec la clientèle
– gestion et animation de l’offre de produits et de services
– recherche et exploitation de l’information nécessaire à l’activité commerciale

Il doit ainsi  exploiter en permanence les informations commerciales disponibles pour suivre et développer l’activité de l’unité commerciale. Au contact direct de la clientèle, il mène des actions pour l’attirer, l’accueillir et lui vendre les produits et/ou les services répondant à ses attentes. Chargé des relations avec les fournisseurs, il veille à adapter en permanence l’offre commerciale en fonction de l’évolution du marché. Il assure l’équilibre d’exploitation et la gestion des ressources humaines de l’unité commerciale qu’il anime.

Emplois concernés
Les métiers visés sont très diversifiés et aux statuts hétérogènes : ceux qui les exercent sont soit des salariés soit des indépendants. Les niveaux de responsabilités sont fonction de leur expérience, de la taille de l’entreprise et des opportunités :

Niveau assistant
– second de rayon, assistant chef de rayon, directeur-adjoint de magasin,…
– animateur des ventes, chargé de clientèle, conseiller commercial, délégué commercial, vendeur-conseil, marchandiseur,…
– télévendeur, télé-conseiller,…
– chargé d’accueil, chargé de l’administration commerciale,…

Niveau responsable
- manageur de rayon, responsable de rayon, directeur de magasin, responsable de site, responsable d’agence, chef d’agence commerciale, chef de secteur, responsable d’un centre de profits,…
- responsable de clientèle, chef des ventes, chef de marché, …
- administrateur des ventes, chef de caisse, responsable logistique, chef de groupe, chef de flux, superviseur, …

Types d’entreprises, de biens, de clientèle
Les entreprises concernées sont essentiellement :
des entreprises de distribution des secteurs alimentaires ou spécialisés,
des unités commerciales d’entreprises de production,
des entreprises de commerce électronique,
des entreprises de prestation de services : assurance, banque, immobilier, location, communication, transport,…

Ces entreprises s’adressent aussi bien à une clientèle de particuliers (grand public) que de professionnels (entreprises, administrations, professions libérales, artisans,…).
Ne relèvent pas directement de ce champ les entreprises qui commercialisent des biens ou des services :
de secteurs très spécifiques et réglementés (notamment la santé),
ou nécessitant des connaissances techniques approfondies liées à la nature des produits.

Place dans les organisations
Selon la nature et la taille de l’organisation et en fonction de son expérience et des opportunités, le professionnel Management des unités commerciales peut exercer son activité :
sous l’autorité et l’encadrement d’un dirigeant dans le cadre d’une unité commerciale à gestion fortement intégrée,
en large autonomie lorsqu’il est responsable d’une unité commerciale indépendante ou à gestion déconcentrée.

Conditions générales d’exercice
L’activité du professionnel Management des unités commerciales s’exerce auprès de la clientèle actuelle et potentielle de l’entreprise.
Elle varie en fonction des structures, des missions et des statuts de l’organisation qui l’emploie.
Il maîtrise les techniques d’organisation, de gestion et d’animation commerciale et utilise ses compétences en communication dans son activité courante ou dans la gestion de projets. Il met en œuvre en permanence les technologies de l’information et de la communication.
Son environnement professionnel exige le respect de la législation, des règles d’éthique et de déontologie.

Description des activités
Fonction 1 : Management de l’unité commerciale
Management de l’équipe commerciale – Gestion de l’unité commerciale – Gestion de projet

Fonction 2 : Gestion de la relation avec la clientèle
Vente – Développement de la relation de service – Fidélisation et création de trafic de clientèle vers l’unité commerciale

Fonction 3 : Gestion et animation de l’offre de produits et de services
Participation à l’élaboration de l’offre de produits et de services – Mise à disposition de l’offre de produits – Mise à disposition de l’offre de services – Animation de l’offre de produits et de services

Fonction 4 : Recherche et exploitation de l’information nécessaire à l’activité commerciale
Organisation de l’information commerciale et de sa circulation – Recherche et exploitation de l’information commerciale pour la décision – Contribution à la qualité du système d’information

Programme de formation
– Culture Générale et Expression
– Economie et Droit
– Management des Entreprises
– Mercatique
– Management des Unités Commerciales
– Gestion des Unités Commerciales
– Communication
– Informatique commerciale
– Langue vivante étrangère

Le technicien Négociation Relation Client est un vendeur – manageur commercial qui gère la relation client dans sa globalité, de la prospection jusqu’à la fidélisation, et contribue ainsi à la croissance profitable du chiffre d’affaires compatible avec une optique de développement durable. Il inscrit son activité dans une logique de réseau en privilégiant le travail coopératif.

La maîtrise des technologies de l’information et de la communication spécifiques à son métier conditionne sa performance et sa productivité commerciale.
Il est la première interface entre l’entreprise et son marché. À ce titre, il participe à l’intelligence commerciale de l’organisation et contribue à l’efficacité de la politique commerciale.
En fonction de son expérience et de ses qualités, il peut devenir responsable d’une équipe commerciale, de taille variable selon l’organisation qui l’emploie.

Quatre fonctions essentielles caractérisent son activité :
Fonction 1 : Vente et gestion de la relation client
Création et développement de clientèles – Négociation vente – Création durable de valeur dans la relation client

Fonction 2 : Production d’informations commerciales
Intégration du système d’information commerciale – Gestion de l’information commerciale – Contribution à l’amélioration du système d’information commerciale

Fonction 3 : Organisation et management de l’activité commerciale
Pilotage de l’activité commerciale – Évaluation de la performance commerciale – Participation à la constitution et à l’organisation de l’équipe commerciale

Fonction 4 : Mise en œuvre de la politique commerciale
Déclinaison de l’offre commerciale dans ses différentes dimensions – Adaptation et mise en œuvre du plan d’actions commerciales – Participation à l’évolution de la politique commerciale

Emplois concernés
Les emplois relèvent de la fonction commerciale – vente. Trois axes caractérisent l’activité du spécialiste Négociation Relation Client : soutien à l’activité commerciale, la relation client et le management des équipes commerciales.

À titre indicatif, les appellations d’emploi les plus fréquentes sont les suivantes :
- domaine du soutien à l’activité commerciale : prospecteur, téléprospecteur, promoteur des ventes, animateur des ventes, animateur réseau ;
- domaine de la relation client : vendeur, représentant, commercial, négociateur, délégué commercial, conseiller commercial, attaché commercial, conseiller de clientèle, chargé de clientèle, chargé d’affaires, télévendeur, responsable comptes – clés, responsable de secteur, ingénieur commercial, agent commercial, négociant – distributeur, courtier ;
- domaine du management des équipes commerciales : chef des ventes, responsable des ventes, superviseur, responsable d’équipes de prospection, responsable de secteur, assistant manageur.

Types d’organisations ou d’entreprises
L’activité du professionnel Négociation et relation client est déterminée par la taille de l’organisation, la nature de l’offre, la valeur du client, son statut juridique (salarié ou indépendant) et son mode de contrôle.

Les organisations ou entreprises de toute taille, dans lesquelles il exerce son activité, proposent des biens et/ou des services à une clientèle de particuliers ou de professionnels (utilisateurs, prescripteurs, revendeurs).
La fonction commerciale de ces entreprises ou organisations s’organise de façon privilégiée autour d’une équipe de vente interne et/ou externe développant une démarche active en direction de la clientèle.

Place dans l’organisation
Le professionnel Négociation et relation client fait partie intégrante de l’organisation commerciale de plus en plus fréquemment caractérisée par :
– une décentralisation de la prise de décision,
– la construction d’un réseau relationnel au sein duquel le travail coopératif devient la modalité dominante, notamment au travers de l’échange permanent d’informations.
– Face à une exigence accrue de réactivité, par sa capacité d’initiative, son autonomie et par son rôle de capteur d’informations stratégiques, le titulaire de ce brevet de technicien supérieur contribue à rapprocher l’entreprise du client final.
Il peut exercer ses activités seul ou en équipe, en autonomie totale ou partielle, en responsabilité d’une équipe commerciale.

Environnement technique et économique de l’emploi
Il se caractérise par :
– un client difficile à conquérir et à fidéliser car exigeant, informé, sélectif, versatile face à des modes d’achat diversifiés et à des sollicitations multiples ;
– une concurrence intensifiée, notamment sous l’effet d’une déréglementation continue des marchés nationaux de plus en plus ouverts et sur lesquels aucune position n’est définitivement acquise ;
– des entreprises contraintes au changement, dont la survie est liée à leur capacité et leur rapidité d’adaptation dans un contexte de développement de valeurs nouvelles telles que le développement durable, l’éthique, le respect de l’environnement et la citoyenneté ;
– des cycles de vie de produits et / ou de services de plus en plus courts ;
– des produits (ou services) de plus en plus ciblés et différenciés pour tenir compte du besoin d’individualisation des consommateurs ;
– une informatique “ télécommunicante ” généralisée qui repose sur un usage croissant des bases de données clients/prospects, des réseaux intranets / extranets, des centres de contact clientèle, de l’e-commerce… ;
– une présence plus soutenue d’équipes commerciales dont le nomadisme s’accroît, grâce au développement d’outils portables.

Conditions générales d’exercice
L’activité du professionnel Négociation et relation client s’exerce en direction de la clientèle potentielle ou actuelle de l’entreprise. Elle varie en fonction des structures, des activités et des statuts de l’organisation qui l’emploie. Elle est également fonction du statut juridique accordé au titulaire.

Autonomie et responsabilité
Le professionnel Négociation et relation client assume pleinement la responsabilité et le suivi de ses actions et de ses clients. Il prend des décisions en tenant compte des usages du marché, de la politique de l’entreprise et des offres et pratiques de la concurrence. Son autonomie est variable dans l’exécution des tâches. Il organise son travail et éventuellement celui de son équipe, assure le suivi des résultats et des objectifs, gère son temps et son budget. Par ailleurs, il applique les règles de droit et de déontologie spécifiques à son secteur d’activité.

Maîtrise des technologies
Grâce à sa maîtrise des technologies de l’information et de la communication constamment mobilisées dans son activité, il assure le tri et la remontée des informations pertinentes non seulement en direction de sa hiérarchie mais également vers les autres membres de son réseau.
Ces nouvelles technologies modifient également les conditions habituelles d’exercice de son activité, dans une logique de recherche de productivité commerciale accrue.

Aptitudes personnelles
Curieux, persévérant, motivé, mobile et disponible, il fait preuve d’un esprit d’équipe. Il inscrit sa démarche dans la logique de l’action collective.
Il gère le stress inhérent à sa charge de travail, à ses déplacements, à l’atteinte de ses objectifs commerciaux et à son mode de rémunération.
Doté d’un esprit d’analyse et d’une hauteur de vue, il fait preuve d’initiative et de créativité dans les limites de l’autonomie dont il dispose.

Programme de formation
– Culture Générale et Expression
– Economie et Droit
– Management des Entreprises
– Mercatique
– Gestion commerciale
– Management commercial
– Communication – Négociation
– Technologies commerciales
– Communication en langue vivante étrangère

Le professionnel en Commerce international contribue au développement international durable de l’entreprise par la commercialisation de biens et/ou de services sur les marchés étrangers et l’optimisation des achats dans un contexte de mondialisation. Il/elle est chargé(e) de mettre en œuvre les choix stratégiques et de coordonner les opérations internationales entre les différentes fonctions de l’entreprise et/ou les partenaires extérieurs. Grâce à son travail d’analyse et de remontée d’informations, il/elle permet à l’entreprise de réagir aux évolutions de son environnement.

Dans le cadre de cette entreprise, le professionnel en Commerce international remplit les missions suivantes :
– études et veille commerciales internationales,
– vente à l’export,
– achat à l’import,
– coordination des services supports à l’import et à l’export,
– gestion des relations dans un contexte pluriculturel.

Il doit mener une veille permanente pour collecter des informations sur les marchés étrangers afin de préparer les décisions commerciales. Il/elle prospecte à l’achat et à la vente, élabore des offres adaptées, vend et participe au processus de négociation à l’achat. Il assure le suivi administratif et commercial des ventes et des achats et coordonne les services supports et les prestataires extérieurs. Il/elle exerce l’ensemble de ces missions dans un contexte pluriculturel.

Emplois concernés
Le spécialiste en Commerce International accède, en fonction de son expérience, de la taille de l’entreprise et des opportunités, à plusieurs niveaux de responsabilité. Il peut donc occuper les emplois suivants (liste non exhaustive) :

Dans le cadre d’une première insertion professionnelle :
assistant commercial export, assistant import, assistant transitaire, assistant du Responsable de zone, assistant du Chef de produit, assistant administration des ventes, assistant aux achats à l’international.

Après une première expérience professionnelle :
commercial export, chargé de mission à l’international, agent de fret, responsable de zone, chef de produit, responsable de l’administration des ventes, acheteur international, agent en développement commercial, chargé de clientèle.

Types d’entreprises et de services
Ce métier s’exerce principalement en relation avec une clientèle de professionnels dans les domaines suivants :
- sociétés de négoce (société d’import-export, distributeur, grossiste…), y compris les entreprises du commerce électronique ;
– toute entreprise industrielle et commerciale, en particulier les PME-PMI ;
– prestataires de services (transporteur, transitaire, banques, assurances…) ;
– organismes de conseil et d’appui (Chambres de commerce et d’industrie, collectivités territoriales) ;
– sociétés de services d’accompagnement à l’international.

Place dans les organisations
La place du professionnel Commerce International varie en fonction des structures et des missions de l’organisation qui l’emploie :
- au sein d’une PME-PMI non structurée à l’export, il dépend directement du chef d’entreprise ou du responsable commercial ;
- au sein d’une entreprise structurée à l’export, il est sous la responsabilité, selon les cas, d’un responsable export, d’un responsable de zone, d’un responsable marketing, et/ou commercial (France et export), d’un responsable des achats, d’un responsable d’administration des ventes… ;
- au sein d’un organisme d’appui au développement international ou d’un prestataire de services, il est sous la responsabilité du chef de service concerné.

Environnement technique et économique de l’emploi
Les modifications de cet environnement, considérables depuis une décennie, connaissent aujourd’hui une forte accélération sous l’influence de différents facteurs :

- l’intégration continue de nouveaux pays, dans l’Union Européenne, crée de nouvelles perspectives de relations commerciales et d’emplois, dans un cadre de concurrence élargi ;
- le développement technologique continu, en rapprochant les acteurs du commerce international, nécessite de nouvelles compétences et implique des qualifications accrues, notamment dans le domaine des échanges par voie électronique ;
- la mondialisation des échanges entraîne de profondes transformations dans les relations entre entreprises. Ce développement accroît la variété et la complexité des opérations de commerce international, exige la maîtrise des langues étrangères et offre de nouvelles opportunités facilitant l’insertion et la mobilité professionnelles.

Toutes ces mutations nécessitent une mise à jour continue des connaissances du professionnel en Commerce International et un maintien permanent de ses compétences.

Conditions générales d’exercice
Le professionnel en Commerce International exerce son activité auprès :

- de la clientèle internationale (actuelle et potentielle) de l’entreprise,
– de ses fournisseurs étrangers (actuels et potentiels),
– des prestataires de services (actuels et potentiels) agissant dans le cadre des activités à l’international.

Cette activité implique la maîtrise de plusieurs langues étrangères, une ouverture à l’interculturel, l’utilisation permanente des technologies de l’information et de la communication, des déplacements à l’étranger, le respect de la législation, des règles d’éthique et de déontologie.

Descriptif des activités

Activité 1 : Études et veilles commerciales internationales
Mener une veille commerciale permanente (recherche documentaire) – Recueillir de l’information à l’étranger (recherche terrain) – Préparer la prise de décision

Activité 2 : Vente à l’export
Prospecter afin d’élaborer une offre adaptée – Vendre à l’export – Assurer le suivi des ventes

Activité 3 : Achat à l’import
Élaborer une base de données sur les fournisseurs potentiels – Participer au processus de négociation à l’achat – Assurer le suivi des achats

Activité 4 : Coordination des services support à l’import et à l’export
Effectuer le montage des opérations import – export – Assurer le suivi documentaire des opérations import – export – Coordonner le contrôle de qualité et garantir l’utilisation de pratiques loyales et éthiques

Activité 5 : Gestion des relations dans leur contexte pluriculturel
Produire des messages en intégrant les éléments interculturels – Animer un réseau relationnel pluriculturel

Programme de formation
– Culture Générale et Expression
– Economie et Droit
– Management des Entreprises
– Etude et Veille commerciale internationales
– Informatique commerciale
– Prospection et Suivi de clientèle
– Communication et Management interculturel
– Négociation Vente
– Gestion des opérations d’import-export
– Langues vivantes étrangères

L’assistant de gestion exerce sa mission auprès du chef d’entreprise d’une petite ou moyenne entreprise ou d’un cadre dirigeant. Il en est le collaborateur direct.
Cette mission se caractérise par une forte polyvalence à dominante administrative. Elle se décline en diverses activités qui sont explicitement attribuées par le chef d’entreprise.

La polyvalence globale

La polyvalence de l’assistant de gestion lui permet, dans la limite des responsabilités fixées par le chef d’entreprise, dans le respect des règles de confidentialité et le contexte culturel caractéristique de la PME, de :
participer à la gestion opérationnelle de l’entreprise dans ses dimensions administrative, comptable, commerciale, humaine,… ;
contribuer à l’amélioration de son efficacité par l’optimisation de son organisation ;
contribuer à sa pérennité par l’anticipation des besoins, l’accompagnement du développement et la participation au contrôle de l’activité par la mise en place d’indicateurs qu’il soumet au chef d’entreprise.

De manière générale, dans l’accomplissement de sa mission et dans les domaines de compétences qui sont les siens, l’assistant est amené à attirer l’attention du chef d’entreprise sur les problèmes et/ou opportunités repérées, et ainsi à lui formuler des propositions d’actions.

La place dans l’organisation de l’assistant de gestion lui impose d’avoir une perception globale de l’activité de la PME, d’inscrire son action dans le respect de sa culture et de ses objectifs stratégiques. Il contribue à la valorisation de l’image de l’entreprise.

Les activités constitutives de sa mission

La mission de l’assistant de gestion comporte deux types d’activités :

Les activités de soutien au chef d’entreprise

Ces activités de soutien correspondent à la fonction d’assistant proprement dite. Elles consistent à préparer les éléments de la décision du chef d’entreprise et à l’aider dans l’action. L’assistant lui apporte les informations nécessaires à la conduite de l’exploitation, au développement de l’entreprise ou à la mise en place de projets.
Ces activités de soutien concernent en premier lieu l’ensemble des tâches d’aide à la gestion du temps du chef d’entreprise et à l’organisation et la planification d’activités (réunions, déplacements, événements…).
L’assistant intervient également pour collaborer avec le chef d’entreprise dans la gestion des ressources humaines, matérielles et financières et dans des activités qui assurent la pérennisation et le développement de l’entreprise. Il participe à ses activités en exerçant tout particulièrement des fonctions de veille, de suivi et d’alerte.

Les activités de support au fonctionnement de l’entreprise

L’exercice de ces activités a des implications, soit qui concernent spécifiquement certaines fonctions de l’entreprise (fonction commerciale par exemple), soit qui se diffusent sur l’ensemble des fonctions de l’entreprise (activités de communication par exemple). La fonction d’assistance n’est plus l’aide à une personne mais la prise en charge, totale ou partielle, d’activités au sein de processus.

Ainsi, l’assistant de gestion peut intervenir :

- en prenant en charge la quasi intégralité d’un processus administratif : c’est le cas par exemple du processus de gestion administrative de la relation avec la clientèle ou les fournisseurs, ou encore du traitement des dossiers du personnel ;

- en participant à et en s’intégrant à un processus par la prise en charge de certaines de ses activités : le positionnement de l’assistant au sein des processus est alors très variable. Il se situe très fréquemment en fin de phase par des activités de suivi et de contrôle (suivi des de la gestion des risques, veille informationnelle…) mais il peut également intervenir sur des aspects organisationnels (en participant par exemple à la mise en place d’une gestion documentaire, de procédures de travail collaboratif ou de modélisation de documents) ;

- en facilitant la mise en relation des différentes parties prenantes, internes ou externes, au sein d’un processus par sa contribution à la mise en œuvre d’une politique de communication efficace.

Pour l’ensemble de ces activités, l’assistant dispose d’une autonomie et d’un champ de délégation plus ou moins étendus selon l’entreprise (taille, métier, culture…), selon le dirigeant (style de management, aptitude à déléguer) et selon sa propre expérience professionnelle. Son niveau de responsabilité peut donc s’enrichir au fil de son parcours professionnel.

Les activités exercées par l’assistant de gestion de PME sont regroupées selon les grands domaines suivants :
– la gestion de la relation avec la clientèle ;
– la gestion de la relation avec les fournisseurs ;
– la gestion et le développement des ressources humaines ;
– l’organisation et la planification des activités ;
– la gestion des ressources ;
– la pérennisation de l’entreprise ;
– la gestion des risques ;
– la communication globale.

Conditions générales d’exercice

Autonomie et responsabilité

L’assistant de gestion rend compte régulièrement au chef d’entreprise, il travaille de manière autonome et fait preuve d’initiative.
Il organise son travail, contribue à l’organisation de celui du dirigeant et collabore avec d’autres salariés de l’entreprise.

Aptitudes et comportements mis en œuvre dans l’exercice de la fonction d’assistant de gestion

Un esprit d’analyse et de synthèse, une capacité d’anticipation sont nécessaires à l’exercice de l’ensemble des fonctions d’assistant.

Il est organisé et rigoureux, sait s’adapter aux changements de l’environnement et est capable de réagir pour accompagner les réorganisations incontournables.

Compte tenu de sa position d’interface interne et externe, l’assistant de gestion doit développer une forte dimension relationnelle. Pour répondre aux nombreuses sollicitations des acteurs internes et externes à l’entreprise, l’assistant de gestion fait preuve d’une grande disponibilité et est attentif aux besoins.

Il est capable de modifier son rythme de travail en fonction des aléas quotidiens et de faire face aux imprévus. Pour réduire les tensions, il est attentif au climat relationnel et à la prévention des conflits.

En relation avec les partenaires internes et externes de l’entreprise, l’assistant de gestion peut avoir un rôle de représentation du dirigeant et doit donc répondre à une forte exigence en termes de comportement (amabilité, conscience professionnelle, diplomatie, discrétion, présentation adaptée).

A ces aptitudes, s’ajoutent une bonne culture générale et une bonne maîtrise écrite et orale de la langue nationale.

Maîtrise d’une langue étrangère

Les PME-PMI cherchent de plus en plus à se développer par la conquête de nouveaux marchés à l’international. Elles sont également susceptibles de s’approvisionner sur ces marchés. L’assistant de gestion doit donc être en mesure d’assurer une communication écrite et orale de qualité avec des partenaires étrangers.

Utilisation des technologies

L’assistant de gestion mobilise en permanence les outils qui relèvent des technologies de l’information et de la communication. Il maîtrise les technologies de production et de gestion des documents, ainsi que de recherche d’information. Il est aussi appelé à mettre ses compétences au service de ses collègues de travail.

Débouchés et carrière

Grâce à sa polyvalence, le titulaire de ce diplôme dispose des moyens pour évoluer dans un large spectre de métiers et de responsabilités.

Le poste de l’assistant de gestion pourra évoluer :
- avec la croissance de la PME, ce qui permet à l’assistant de céder certaines tâches à d’autres salariés et de se consacrer à des activités exigeant plus d’autonomie et de responsabilité,
- vers un nombre croissant d’activités déléguées en fonction de l’expérience, des compétences et des qualités personnelles de l’assistant.

L’assistant peut s’orienter à terme vers la reprise d’une PME.

Programme de formation

- Culture Générale et Expression

- Economie et Droit

- Management des Entreprises

- Gestion de la relation avec la clientèle

- Gestion de la relation avec les fournisseurs

- Gestion et développement des ressources humaines

- Organisation et planification des activités

- Gestion des ressources

- Pérennisation de l’entreprise

- Gestion des risques

- Communication globale

- Communication en langue vivante étrangère

L’assistant de manager(s) exerce ses fonctions auprès d’un responsable, d’un cadre ou d’une équipe (service, groupe projet…). Son activité, essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative, peut être caractérisée par :

des activités de soutien qui contribuent à l’efficacité du responsable, du cadre ou de l’équipe.

L’assistant accompagne son ou ses supérieurs hiérarchiques : il prépare, facilite, suit son travail. Ces activités, qui constituent le cœur du métier de l’assistant, peuvent être regroupées selon leurs finalités :
– soutien à la communication et aux relations internes et externes
– soutien à l’information
– aide à la décision
– organisation de l’action

des activités déléguées, plus ou moins spécialisées selon le service dans lequel exerce l’assistant, qui participent à l’efficience de l’entité. L’assistant prend en charge les dossiers spécifiques confiés par son ou ses supérieurs hiérarchiques.

L’activité de l’assistant est fortement marquée par le contexte, souvent international, dans lequel il exerce ses fonctions : métier et culture de l’organisation, service, fonction du ou des supérieurs hiérarchiques, style de management, degré de délégation, caractéristiques des partenaires internes et externes.

En effet, ce contexte a un impact sur :
– l’importance des activités déléguées, même si la fonction d’assistant se caractérise par un poids prépondérant des activités de soutien
– la nature des dossiers à traiter
– l’usage d’une terminologie spécifique liée au service dans lequel il exerce
– la dimension multiculturelle des relations.

En qualité de représentant du manager ou de l’entité dans laquelle il travaille, l’assistant est au cœur de relations internes et externes, souvent complexes. L’exercice de sa fonction d’interface, notamment dans des contextes d’urgence, induit de fortes exigences comportementales.

Si l’étendue de l’exercice professionnel est en partie déterminée par le contexte du poste, elle résulte également de la capacité d’anticipation, de l’initiative, de la force de proposition de l’assistant.

Emplois concernés

Les emplois d’assistant de manager(s) intéressent tout type et toute taille d’organisation (entreprises, associations, administrations, autres organismes publics et privés, nationaux ou internationaux). Leurs intitulés sont extrêmement variables, en fonction des habitudes professionnelles, de l’entité dans laquelle le titulaire du diplôme exerce, et du poids relatif des activités déléguées ainsi que du degré de responsabilité.
Pour le diplôme concerné, les appellations les plus fréquentes pratiquées par les organisations sont les suivantes : assistant de direction, assistant d’équipe, assistant de groupe projet, assistant RH, assistant commercial, assistant en communication…
Les dimensions bilingue ou trilingue de l’emploi se banalisant, les appellations les explicitent de moins en moins.

Place dans l’organisation

Le titulaire du diplôme exerce son activité auprès d’un responsable ou d’un groupe de responsables, pour lesquels il assure un rôle d’interface, voire de médiation, dans les relations internes et externes, y compris dans un contexte international.
Il peut être conduit à encadrer une équipe de secrétaires ou à coordonner un groupe de projet. Compte tenu de son rôle spécifique de soutien auprès du responsable pour lequel il travaille, il intervient :
– seul ou dans le cadre d’une équipe,
– en autonomie totale ou partielle.

Environnement technologique de l’emploi

Il se caractérise par :
– une généralisation des technologies de l’information et de la communication (fonctionnement en réseau, travail coopératif recourant à des ressources partagées, entre des acteurs éloignés et avec des exigences croissantes de réactivité,
– une banalisation et un enrichissement de la bureautique,
– l’inscription dans le système d’information de l’organisation.

Évolution de l’emploi

Le parcours de l’assistant de manager(s) commence par des emplois de type « assistant junior » ou « assistant généraliste » puis se développe soit vers l’assistanat de cadres de haut niveau soit vers la spécialisation dans une fonction, qui exige une technicité croissante. Il peut conduire vers des emplois de cadre administratif.

Conditions générales d’exercice

L’étendue et le contenu des fonctions de l’assistant dépendent de son environnement managérial immédiat que l’on peut caractériser par le service, le nombre de responsables pour lesquels il travaille, leurs fonctions, les modes d’organisation du travail, la mobilité de l’encadrement et surtout les degrés de délégation du ou des supérieurs vers l’assistant.
Ils dépendent aussi de la possibilité offerte ou non à l’assistant de déléguer certaines de ses tâches ou attributions à du personnel qualifié : secrétaires ou employés.
Les relations de l’assistant de manager(s) avec son ou ses supérieurs hiérarchiques et avec les autres services, les communications nombreuses en provenance de l’extérieur, imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessitent une extrême adaptabilité de l’assistant qui est contraint d’ajuster son rythme de travail aux sollicitations des autres.

Quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, les organisations se trouvent en situation d’échange et donc de communication avec des pays partenaires, au moins dans des relations de type client-fournisseur. La fonction d’interface de l’assistant de manager(s) l’expose donc à des relations fréquentes avec des partenaires étrangers non francophones.

Placé en position de « veille professionnelle », l’assistant analyse en permanence l’impact des évolutions des contextes organisationnels, technologiques et managériaux sur les pratiques professionnelles et sur ses compétences. Il peut ainsi être conduit à formuler ses propres besoins de formation.

Autonomie et responsabilité

L’assistant de manager(s) agit en autonomie tout en devant rendre compte régulièrement. Sa responsabilité s’exerce de façon variable : l’assistant participe, par ses activités de soutien, à des actions et décisions d’ordre tactique et stratégique de l’encadrement ou mène, en pleine responsabilité, les activités de nature opérationnelle qui lui ont été déléguées.

L’assistant organise son travail et éventuellement celui d’une équipe de secrétaires. Par définition, il organise ou contribue à l’organisation du travail du ou des acteurs dont il soutient l’action. Il dispose d’une importante marge d’initiative, attendue par l’encadrement pour lequel il travaille, du fait même de la définition de la fonction d’assistant et de la capacité d’anticipation qu’elle comporte.

Les missions confiées à l’assistant supposent, par essence, une vision précise de l’activité du manager, de la dimension de sa responsabilité et de sa place dans l’organisation globale. L’assistant doit également, dans le cadre de son poste et des délégations qui lui sont attribuées, cerner le champ et les limites de sa propre responsabilité dans l’organisation.

Maîtrise des technologies

L’assistant échange en permanence avec le supérieur hiérarchique et ses partenaires. Il mobilise donc couramment les outils les plus actuels de communication à distance : téléphone, télécopieur, ordinateur connecté à des réseaux internes et externes. Il maîtrise également les technologies de communication, de production et de gestion des documents ainsi que de recherche d’information.

Il est aussi appelé à conseiller les membres du service sur l’usage de ces outils et à contribuer au diagnostic des problèmes qu’ils peuvent rencontrer, sur les aspects techniques de leur poste de travail.
Il s’empare des opportunités offertes par les évolutions majeures des outils bureautiques afin de les mettre en œuvre ou de les faire mettre en œuvre dès lors qu’elles apportent une réponse efficiente dans le service dans lequel il travaille.

Maîtrise de compétences langagières

Dans son rôle d’interface et de concepteur et rédacteur de documents et de supports de communication, le titulaire du diplôme doit maîtriser la qualité de son expression écrite et orale. L’ouverture internationale de la plupart des organisations exige des compétences linguistiques dans au moins deux langues étrangères, en expression et compréhension écrites et orales.

Maîtrise de compétences comportementales

Motivé, réactif, l’assistant de manager(s) fait preuve de capacités relationnelles qui lui permettent d’exercer avec loyauté et dans la plus stricte confidentialité, son rôle d’interface auprès d’un cadre supérieur ou pour une équipe. Il gère le stress inhérent à la pression exercée par la forte exigence d’un comportement professionnel attendu : rigueur, autonomie, anticipation, rapidité, disponibilité, discrétion, patience, dans des contextes de travail souvent interrompu, ce qui nécessite une grande réactivité.
Adaptable, doté d’une curiosité professionnelle et d’une bonne culture générale, notamment économique et juridique, il perçoit les enjeux de sa fonction ainsi que des activités qui lui sont confiées et les situe dans leur contexte général.

Finalités des activités professionnelles du BTS Assistant de Manager

Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes
Collaborer avec le(s) manager(s)
Contribuer à la cohésion des groupes
Assurer l’interface entre le(s) manager(s) et l’environnement de travail (interne, externe, international)

Finalité 2 : Soutien à l’information
Rechercher l’information
Produire une information structurée
Gérer les documents de l’entité
Contribuer à la qualité du système d’information

Finalité 3 : Aide à la décision
Identifier un problème ou un besoin
Proposer des solutions
Assurer le suivi de la décision

Finalité 4 : Organisation de l’action
Seconder le(s) manager(s) dans ses (leurs) activités
Contribuer à l’amélioration de l’organisation de l’entité

Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées
Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service
Gérer les ressources matérielles d’un service administratif
Organiser un événement
Prendre en charge un dossier spécialisé

Programme de formation

Culture Générale et Expression

Economie et Droit

Management des Entreprises

- Communication en langue vivante étrangère

- Les Ateliers Métier

- Relations professionnelles internes et externes

- Information

- Aide à la décision

- Organisation de l’action

- Activités déléguées

- Activités professionnelles de synthèse